Tomáš Tožička: Jednání a schůzování – snadno a rychle

Od roku 1989 vzniklo na tisíce sdružení a občanských iniciativ. Jejich základním úkolem je prosazovat zájmy svých členů – ať již jsou cíleny na sociální spravedlnost, rozvoj obce, vzájemná podpora a mnoho dalších.

Všechna tato společenství musí své záměry projednat, domluvit se na nich, zvolit společný postup a dohodnout se na nástrojích k jeho prosazování. Ačkoli to vypadá snadno – jsme přeci lidé, tak se domluvíme – každý kdo se s tímto problémem setkal ví, že opak je pravdou. Jakmile se teoretizování a snění promění v nějakou formu realizace, komunikace začíná váznout. Lidé se velmi často v této fázi pohádají a z jejich vysněných záměrů nezbude nic.

Aby se předešlo nedorozuměním, vymysleli si lidé formy a pravidla, které dialog usnadňují, umožňují efektivně předávat informace a hledat společně řešení. To vše tak, aby bylo do řešení zapojeno co nejvíce lidí, aby vše probíhalo co nejrychleji a přitom dostatečně jasně a přehledně.

Podívejme se na některá základní pravidla. Tento přehled není samozřejmě vyčerpávající a budeme rádi za další připomínky, které jej rozšíří a doplní.

Základní aktéři

Předseda

Řídí jednání, sám se drží v pozadí.

Informuje o procedurálních postupech – jak se bude volit, pořadí příspěvků, agenda a pod – některé z těchto věcí mohou dělat jiní pověření zástupci – z volební komise, návrhové skupiny atd.

Sám by neměl klást otázky – max. vyjasňující: termíny, pojmy, cizí slova a pod.

Nemůže být předkladatelem problému ani diskutujícím – v takovém případě předat předsednictví.

Dohlíží na délku příspěvků a na to, aby se držela tématu

Tlumí konflikty

Snaží se vyjasnit pozice, aby jim všichni rozuměli

Nesmí komentovat příspěvky ani přispěvatele!

Na závěr může sumarizovat

Při větších jednáních je dobré mít místopředsedy, kteří mohou předsedu vystřídat, kontrolovat průběh a upozorňovat předsedu na problémy, pomáhat s procedurálním pořádkem a pod. Mohou také dohlížet lépe na to, aby byli správně vyvolávání diskutující a další.

Diskutující

Stručnost příspěvků

Technická poznámka – procedurální řešení, otevřené okno, nedostatek pití

Věcná poznámka – okamžitá reakce na některou část příspěvku diskutujícího, lepší nepoužívat působí zmatky.

Základní formy projednávání

Panelová diskuse

Je to spíše informační setkání – panelisté/řečníci přednesou svá stanoviska. Potom přichází diskuse. Moderátor vede diskusi. Dotazy mohou být kladeny přímo z publika. Mohou být ale také vybírány písemně a někdo z nich vybere dotaz či sumarizuje více otázek. Dotazy mohou být kladeny spolu-moderátorům po telefonu, E-mailu a pod.

Moderátor (jako předseda)

Řečníci – přednášejí příspěvky a odpovídají na dotazy z pléna (výjimečně moderátora – třeba na velkých plénech, kde má moderátor již připravené dotazy z pléna)

Účastníci – většinou se ptají řečníků, neočekávají se komentáře

Kulatý stůl

Je technika, která je více participativní. Smysl svolání kulatého stolu je třeba říci hned na začátku – může jít o výměnu názorů, zkušeností či vyjasnění stanovisek. Dále může být věnován  je třeba hned na úvod říct – hledá se řešení problému XY – tj. agenda a struktura (tím se vyhnout i konfliktnějším osobám + pokud se pořád někdo hlásí: shrň do jednoho příspěvku)

Úvodní příspěvky mohou – ale nemusí – přednést tzv. zdrojové osoby. Kratší příspěvky, úvod do problému, lidé se zapojují. Předseda/moderátor shrnuje, dává podněty, upozorňuje na to, co vychází z diskuse. Zapisovatel zapisuje nezávisle důležité podněty. Mohou být i dva, aby mohli porovnat své zápisky. Z toho vyplyne návrh na usnesení. Není třeba zapisovat celou debatu, ale hlavně výstupy.

Předseda = moderátor

Zdrojové osoby – odborníci přednášející krátký příspěvek

Všichni jsou účastníky, od každého se očekává komentář, příspěvek, návrh.

Zapisovatel – zapisuje podněty. Možno dva, aby něco nevypadlo. Poté mohou připravit návrh zápisu, který se následně prodiskutuje a přijme

Kulatý stůl může být i bez zdrojových osob – uvede předseda a účastníci poté diskutují nad daným tématem, tématy. Obdoba schůze s tím, že je to více tematické než rozhodovací.

Schůze

Je to shromáždění lidí, kteří chtějí či musí něco řešit. Ať již se jedná o činnost sdružení či firmy, nebo o řešení aktuálních problémů v rámci užší komunity – domu, obce a pod. Je nu

Agenda – jasná, přehledná, schvalují všichni účastníci.

Stručnost – je dobré mít připravené body jednání, možno dát časový limit příspěvku.

Držet se daných bodů – nepřeskakovat, jasně ukončit jednací bod.

Dodržovat formální pravidla – dobré je obracet se s dotazy jen na předsedu

Zápis – pouze usnesení, ne co kdo říkal. Usnesení před hlasováním/schválením – předseda přečte ještě jednou, aby tomu každý rozuměl.

Hlasování – je možné jít konsensem, pokud předem dohodnuto – je někdo proti? Pokud není, přijato jednohlasně. Pokud je, je možné diskutovat dále, aby se konsensus našel, nebo přistoupit k hlasování.

Smírčí řízení – může se dát prostor k tomu, aby se strany sporu o nějakou otázku dohodly samy a nebo za pomoci prostředníka a poté předložily plénu návrh.

Jako příklad viz příloha: Zásady jednání Správní rady FoRS.

Využití dalších technik

Pro práci ve skupinách, ale někdy i na schůzích či kulatých stolech je možné využít další techniky pro zvýšení efektivity a udržení pozornosti. Dá se využít aktivit jako brainstorming, mind mapping, využívat pin boardu a tabulí. Zápis či schvalování dokumentu provádět na počítači a promítat, aby každý viděl výslednou formu a pod.

Stejně tak je možné použít různé „hry”, které jednání oživí, seznámí více účastníky, zlomí formálnost, „otevřou mysl”. Na toto téma je na Internetu dostatek informací a je vydáno mnoho knih.

Přijetí společného usnesení

Obávaným procesem je příprava, projednávání a přijímání společných usnesení, deklarací a pod. Při práci na takovýchto dokumentech je možné buďto skupinu utužit, nebo ji naprosto rozložit. Využívání standardních prostředků může předejít zbytečným nedorozuměním a také zvýšit efektivitu jednání. To je velmi důležité, protože je nezbytné udržet pozornost a zájem  aktérů i do budoucna. Nevyřešené spory z takovýchto diskusí mohou vést k rozkladu společenství.

Představme si plenární schůzi, která má přijmout nové usnesení k nějakému problému. Taková věc nepadá z nebe, takže někdo přichází s nějakým návrhem. Ten musí být konkrétní a připravený v písemné podobě. Nejlépe, pokud již má strukturu budoucího dokumentu a může sloužit jako jeho základ.

Tento návrh/draft je předložen plénu a to schválí, že se jím bude zabývat.
Následně je třeba schválit návrhovou komisi (drafting committee). Ta je složena z několika lidí, jejichž úkolem je z návrhů připravit výsledný dokument.
Plénum se pak rozdělí na několik pracovních skupin, nejlépe podle témat, která reflektují osnovu dokumentu. Tyto pracovní skupiny probíhají formou kulatého stolu – alespoň někdo ze zapisovatelů by měl být z návrhové komise. Návrhy z kulatých stolů jdou do redakční rady.
Individuální návrhy na změnu jsou v této fázi předkládány do návrhové komise. Ta posoudí, zda a v jaké formě je začlení do dokumentu.
Po těchto tematických kulatých stolech je připraven další návrh.
Finální schvalování probíhá opět v plénu. Všichni účastníci ho mají k dispozici.
Individuální návrhy jsou předkládány písemnou formou odpovědným členům návrhové komise.
Dokument se projednává bod po bodu. Schvalují se příslušné změny v každém bodu. Návrhy se hlasují v opačném pořadí, než jak byly předloženy. Pokud je jeden návrh schválen, nemůže se hlasovat o návrhu, který je s ním v rozporu.
Na závěr se schvaluje dokument jako celek.
To je rámcový příklad, jak by mělo podobné jednání probíhat. Samozřejmě i tady se dají využívat další postupy, které proces zefektivní. Stejně tak i zde se dá využít forma smírčího řízení, kdy se předkladatelé protinávrhů nebo doplňujících se návrhů sejdou a pokusí se najít společně řešení, které pak předloží plénu ke schválení.

Příloha: Zásady jednání Správní rady FoRS

1. Základní ustanovení

Jednání Správní rady FoRS (SR) představuje jednu ze základních forem řízení FoRS. Jednání SR slouží především k projednání zásadních materiálů vztahujících se zejména k organizační a programové práci FORS, dále ke stanovení priorit v činnosti jednotlivých pracovních skupin FORS a expertů, a v neposlední řadě k operativní výměně informací mezi členy SR, popř. dozorčí rady (DR) a zadávání úkolů sekretariátu. Informovanost členů FoRS o jednáních SR musí být zaručena, členové FoRS mají přístup na všechna jednání SR.

2. Typy materiálů pro jednání SR a způsob jejich přípravy

Materiály pro jednání SR jsou připravovány a rozesílány do diskuse především v elektronické formě. Předkladatel materiálu může na jednání SR zajistit jeho tištěnou formu. Předkladatel materiálu žádá o zařazení projednání jeho materiálu do programu jednání sekretariát FoRS.

a) Běžná agenda

Materiál připravuje sekretariát. Informuje o plnění úkolů, o plánované činnosti, o zadávání zakázek  a o vysílání či výjezdy na pracovní cesty v rámci schválených programů a rozpočtu. Běžná agenda se schvaluje pouze tehdy, pokud o to požádá některý z členů SR, nebo na návrh člena DR.

b) Materiály pro informaci

Materiály pro informaci připravují z vlastní iniciativy členové SR, DR, některá z pracovních skupin, nebo i představitelé členských organizací, pokud považují za nutné o něčem zásadním ze své činnosti informovat vedení FORS nebo jeho prostřednictvím členy FORS. Pokud člen SR nepožádá o jejich schválení, je jejich zveřejnění a rozšiřování úkolem sekretariátu.

c) Diskusní materiály

Diskusní materiál připravuje pověřený člen SR nebo representant pracovní skupiny k zadanému tématu. Materiál co nejstručněji identifikuje hlavní problémy tématu, popisuje současný stav řešení, uvádí předpoklady dalšího vývoje, popisuje možné směry řešení a navrhuje varianty dalších kroků. Diskusní materiál nepodléhá nutnosti předložení do diskuse před projednáním ve SR. SR rozhodne o jeho úpravách na základě debaty při jednání SR nebo jej dá přímo do diskuse členům FORS.

d) Materiály sloužící jako podklad pro usnesení SR

Tyto materiály připravuje určený člen SR, pokud jde o plnění úkolu zadaného SR, nebo člen SR, který jedná z vlastní iniciativy. Vedoucí pracovních skupin a představitelé členských organizací předkládají své návrhy na usnesení SR přímo,  se sekretariátem domluví zařazení na program. Předkládající (gestor) materiál ihned po jeho dokončení předkládá do diskuse ostatním členům SR popř. členům FoRS. Materiál musí obsahovat přesné znění návrhu usnesení SR, včetně případného stanovení člena SR zodpovědného za plnění úkolu a termínu jeho plnění, popis problému a odůvodnění navrhovaného řešení, které je předmětem návrhu usnesení.

Součástí materiálu by měla být též tabulka, v níž ostatní členové SR popř. FoRS buď potvrdí souhlas s materiálem anebo popíší své námitky k němu a návrhy jeho úprav. Gestor zároveň stanoví lhůtu pro toto vyjádření. Pokud v takto stanovené lhůtě neobdrží od ostatních členů SR žádné vyjádření, může to považovat za jejich souhlas s materiálem bez připomínek. Gestor materiálu by, pokud je to možné, měl vyhodnotit  průběh diskuse, zapracovat připomínky, které akceptuje, a zdůvodnit, proč jiné připomínky neakceptuje. Takto upravený materiál zašle sekretariátu, který jej rozešle s ostatními materiály dalším členům SR nejméně 3 kalendářní dny před jednáním SR, na němž má být materiál projednán, a požádá sekretariát, předsedu FORS nebo jím pověřeného člena SR o zařazení projednání materiálu do programu nejbližšího jednání SR.

O usnesení se hlasuje tak, že je přečten text usnesení a předsedající dá o něm hlasovat. Pokud jsou pozměňovací návrhy, hlasuje se o nich v opačném pořadí, než byly předkládány. Pokud je následující návrh ve zjevném rozporu s již přijatým návrhem, nehlasuje se o něm. Na závěr se hlasuje o celé podobě usnesení. Text předkládaného usnesení ani stávající platná úprava nejsou pozměňovací návrhy.

Při zjevném konsensu může předsedající požádat SR o vyjádření, zda některý z členů s navrhovaným usnesením nesouhlasí. Pokud tomu tak není, je návrh přijat konsensem bez hlasování.

3. Jednání SR

Jednání řídí předseda FORS nebo jím pověřený člen SR (dále jen předsedající). Návrh programu jednání SR předkládá sekretariát na základě požadavků došlých od předkladatelů jednotlivých materiálů nejméně 3 kalendářní dny před jednáním SR. Rozhodnutí o programu jednání přísluší SR a padne na začátku každého zasedání.

Na program musí být zařazeny všechny návrhy na usnesení vzešlé od členů SR, representantů členů FoRS a representantů pracovních skupin.

4. Zápisy z jednání SR

Zápis obsahuje seznam členů SR a hostů přítomných na jednání a výčet omluvených (,časy kdy přišli a kdy odešli). Zápis obsahuje: stručný popis činnosti sekretariátu za období mezi jednáními SR; přehled plnění úkolů stanovených při předchozím jednání SR, výčet nových úkolů se stanovením odpovědnosti za jejich splnění včetně termínu splnění; stručný a výstižný popis jednání k jednotlivým bodům programu zasedání SR a přesné znění usnesení SR k příslušným bodům s výsledkem hlasování. Součástí zápisu je je i upozornění na informační materiály.

Materiál předkládá Tomáš Tožička, tozicka@ceskoprotichudobe.cz